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Checklisten: Struktur für deinen Alltag

Checklisten sind ein mächtiges Tool, um viele Sachen zu vereinfachen und zu strukturieren. Sowohl im Privatleben als auch im Beruf können sie sehr hilfreich sein. Ich sage euch wieso!

Das Konzept von Checklisten existiert schon sehr lange, doch wir benutzen sie viel zu selten. Checklisten sollte man nicht mit To-Do-Listen verwechseln. To-Do-Listen sind eine einfache Sammlung von z.B. Tätigkeiten, welche ausgeführt werden soll, während Checklisten einen strukturellen Rahmen und eine feste Reihenfolge bieten.

Die größte Bekanntheit und Anwendung hat das Checklisten-Konzept wohl in der Luftfahrt. Piloten gehen für jedes erdenkliche Szenario eine extrem umfangreiche Checkliste durch. Selbst für Unvorhersehbares gibt es Checklisten, anhand welcher die unbekannte Situation unter Kontrolle gebracht werden kann. Auch wir benutzen Checklisten viel häufiger als wir denken, und zwar unbewusst. Das wohl einfachste Beispiel aus dem Privatleben ist wohl die Einkaufsliste. Im Berufsleben kennen wir sie beispielsweise aus  der Qualitätskontrolle oder bei Notfallplänen.

Aber wozu dienen Checklisten nun speziell?

Du verlässt morgens das Haus und gehst du zu deinem Auto. Gerade willst du das Auto aufschließen, da überrascht dich ein Gedanke: habe ich den Ofen und das Glätteisen ausgemacht? Besser gehe ich nochmal und schaue nach, man weiß ja nie. Kommen dir diese Gedanken bekannt vor? Wir kämpfen ständig mit der Angst der Vergesslichkeit, was könnte nur alles passieren? Das Haus oder die Wohnung könnte ja schließlich abbrennen. Also gehen wir nochmal zurück und sehen, alles ist aus. Völlig umsonst Sorgen gemacht. Allerdings kostet es Energie ständig an alles zu denken. So sollte es aber nicht sein.

Stellen wir uns vor, wir haben eine mentale Batterie. Jede Tätigkeit, jeder Gedanke, jede Entscheidung kostet uns etwas Energie. Geht uns im Laufe des Tages die Energie aus, können wir keine “guten” Entscheidungen mehr treffen. Erst nach einer ausgiebigen Pause oder einem erholsamen Schlaf ist unsere Batterie wieder aufgeladen und wir können wieder aktiv gute Entscheidungen treffen.

Damit wir gar nicht erst den niedrigen Ladungszustand erreichen, müssen wir uns Automatismen erarbeiten, welche uns kaum noch Energie kosten. Eine Checkliste ist so ein Automatismus, welcher mit wenig Energiebedarf verlässlich abläuft. So bleibt uns mehr Energie für wirklich wichtige Entscheidungen. Kommen wir zum Beispiel von oben zurück. Hast du eine Checkliste, welche du “stumpf” beim Verlassen des Hauses durchgehst, musst du keine Energie mehr auf Eventualitäten verschwenden, denn du hast an alles Gedacht. Der Kopf ist frei, du kannst voller Energie den Tag starten!

Wann sich Checklisten besonders anbieten

Gerade wenn es sich um fehleranfällige und/oder sehr umfangreiche Tätigkeiten handelt, sollten Checklisten das Mittel der Wahl sein. Hier steht die Vollständigkeit und Richtigkeit im Vordergrund. Bei neuen Aufgaben bzw. nur selten ausgeführten Aufgaben fehlt natürlich die Routine. Hier schleichen sich sehr schnell Fehler ein, sodass wichtige Punkte vergessen werden oder die richtige Reihenfolge nicht eingehalten wird. Eine Checkliste kann hier sehr einfach Abhilfe schaffen.

Soll Aufgaben delegiert bzw. outgesourct werden oder ein Mitarbeiter angelernt werden, geben Checklisten diesen Vorgängen Struktur. So kann auch hier die effektive Übertragung von Wissen gewährleistet werden. Ebenso können anhand dieser Struktur Kontrolltätigkeiten ausgeführt werden und so Ergebnisse, Fortschritte und Engpässe überprüft bzw. identifiziert werden.

Im Fall der Luftfahrt haben wir auch schon gesehen, dass Checklisten in Notfällen sehr hilfreich sein können, um nicht in eine Starre zu fallen, wenn schnelles Handeln wichtig ist. Wer weiß was er tut, muss nicht darüber nachdenken. So ist es nur sinnvoll, dass jedes Unternehmen und jede Einrichtung einen Notfallplan hat, wie Mitarbeiter sich z.B. bei einem Brand oder einem medizinischen Notfall verhalten sollen.

Vorteile von Checklisten

Checklisten haben insgesamt sehr viele Vorteile. Einige davon möchte ich an dieser Stelle gerne aufzählen und euch nochmal einen Überblick geben:

  • Man selbst wird effektiver und effizienter. Es können schneller Routinen entwickelt werden und das spart Zeit.
  • Aufgaben werden strukturiert und leichter planbar. Gerade bei neuen Aufgaben besonders wichtig.
  • Die mentale Batterie bleibt länger aufgeladen, denn es muss sich weniger in die Aufgabe “hineingedacht” werden
  • Aufschreiben der einzelnen Schritte garantiert Fehlerfreiheit und Vollständigkeit.
  • Umfangreiche Aufgaben werden delegierbar. Die Übertragung von Aufgaben geschieht viel einfacher.
  • Probates Mittel gegen Aufschieberitis, denn häufigster Grund ist Unsicherheit, welche Schritte zu tun sind.
  • Arbeitsvorgänge werden leichter dokumentierbar und überprüfbar.
  • Erfahrungen können eingearbeitet werden, sodass bereits bekannte Fehler künftig vermieden werden.

So erstellt man eine Checkliste

Vollständige und alltagstaugliche Checklisten erstellen benötigt etwas Übung. Ich möchte dir aber ein paar Tipps an die Hand geben, damit es dir schneller gelingt. Dennoch gilt: die Praxis entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Folgende Reihenfolge hat sich bei mir bewährt:

  • Brainstorming: was könnte alles wichtig sein? Woran sollte ich denken? Wenn dir die Ideen ausgegangen sind, kann auch eine Internetrecherche helfen.
  • Protokollieren: führst du die Tätigkeit schon aus, dann protokolliere alle deine Schritte. Achte besonders auf Selbstverständlichkeiten und Kleinigkeiten.
  • Die Qual der Wahl: Checklisten müssen einfach sein, deswegen sollten es maximal 15 Punkte sein. Hast du mehr, dann teile diese besser auf zwei Listen auf.
  • Ordnung muss sein: nun steht das Ordnen und Sortieren an. Bringe die Punkte in eine sinnvolle Reihenfolge.
  • Namensgebung: damit du dir die Checkliste auch merken kannst, wähle einen einprägsamen Namen. Dieser Name kann lustig sein, diese sind einfacher zu merken.
  • Testphase: nichts funktioniert auf Anhieb perfekt, deswegen steht testen an. Hole dir gegebenenfalls Hilfe von einer zweiten unbeteiligten Person. Diese soll deine Checkliste mal durchgehen, so fallen schnell Fehler auf.
  • Revision: nach einer gewissen Zeit ist es sinnvoll die Checkliste zu überprüfen und zu optimieren, gerade wenn es sich um eine Liste handelt, welche du nicht sehr häufig benutzt.

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